A pandemia de coronavírus está mudando nossa relação com o trabalho. Com países inteiros em quarentena, mesmo as empresas que mais se opõem ao conceito de trabalho remoto são obrigadas a aceitar a possibilidade, ou terão de encerrar temporariamente suas atividades.

Trabalhar remotamente tem algumas vantagens (não tem trânsito!), mas também algumas armadilhas que podem atrapalhar ou impedir sua produtividade. Se você já adota a prática, mesmo que apenas algumas vezes no mês, provavelmente conhece algumas das dicas que vamos dar aqui. Se não, vale a pena ficar atento a elas antes de se ausentar do escritório. Bom trabalho!

1) Prepare a infraestrutura

Antes de começar a trabalhar remotamente, certifique-se de que você tem a infraestrutura necessária para isso. Seu PC está em dia e dá conta do recado? Sua conexão à internet é rápida e confiável o suficiente? Se você precisa de impressora ou scanner, eles estão funcionando e tem os suprimentos necessários? Você vai ter acesso remoto aos materiais (relatórios, planilhas, mensagens, documentos) de que precisa, ou consegue copiá-los para um pendrive ou notebook?

Pense em tudo que é essencial em um dia típico de trabalho (tudo mesmo, até se você tem pó de café ou cápsulas para a cafeteira), faça uma lista e confira item por item. Melhor gastar um tempo se preparando do que prometer para o chefe que você vai conseguir trabalhar “normalmente” em casa e descobrir, no último minuto, que você não tem como cumprir a promessa.

2) Tenha um plano B

Diz a lei de Finnagle: “Qualquer coisa que pode dar errado vai dar errado, e no pior momento possível”. Quais são seus planos se uma atualização de sistema inesperada impedir seu PC de funcionar corretamente? Se a conexão à internet cair, seu plano 4G pode dar conta do recado? Se por algum motivo você não puder trabalhar de casa, há algum outro lugar para onde você possa ir?

É impossível se preparar para qualquer eventualidade, mas você pode ao menos mapear os cenários mais prováveis e pensar em soluções. Assim, não corre o risco de deixar sua equipe na mão.

3) Siga a rotina

Humanos são criaturas de hábitos, e eles podem ser aliados poderosos na hora de trabalhar de casa. Tente acordar no mesmo horário de costume. Tome seu banho, seu café da manhã e vista-se como se fosse para o escritório. Pare para almoçar e volte do almoço no mesmo horário de sempre.

Estes pequenos rituais ajudam a colocar o cérebro no “modo trabalho”, algo que vai ser essencial para você manter a produtividade.

4) Evite distrações…

Nossas casas são cheias de tentações que podem acabar com sua produtividade. A cama macia, o videogame, a TV com milhares de séries para assistir, nossos bichos de estimação. Todos eles capazes de transformar aquela pausa de “um minutinho” em algo que vai arruinar a produção do dia.

Se você tem um escritório ou quarto extra em casa, ótimo: transforme ele em seu “quartel-general” e feche a porta, colocando as tentações do outro lado. Se não, você vai ter de recorrer a outros métodos.

Um que funciona muito bem para mim são bons fones de ouvido (se possível com cancelamento de ruído) e uma playlist com minhas músicas favoritas, que ajuda a filtrar os ruídos vindos do mundo exterior. Chamo isso de “modo surdo”, e é ótimo para manter o foco na tarefa atual.

5) … mas não se esqueça das pausas

Mesmo na empresa, você não trabalha oito horas ininterruptas por dia. Você faz uma pausa para um café, caminha um pouquinho para esticar as pernas, conversa sobre as notícias do dia com os colegas de trabalho.

No trabalho remoto você deve agir da mesma forma. Costumo dividir minhas tarefas em “blocos” e inserir pausas entre eles, como pequenas recompensas. Um cafezinho depois que terminar este artigo, uma volta no quintal depois da reunião, e por aí vai.

O importante é não se deixar levar por essas pausas (vide tópico acima). Uma dica é evitar atividades que você não faria no trabalho: se você não faz uma pausa no escritório para jogar Call of Duty, ver um vídeo no YouTube ou um episódio de uma série no Netflix, não faça o mesmo quando estiver trabalhando de casa.

6) Defina limites

Converse com sua família e deixe claro que não é porque você está fisicamente em casa que está sempre “disponível”, não importa se é para colocar roupa na máquina, ajudar com a lição de casa ou trocar uma lâmpada.

Defina seus horários para “entrar” e “sair” do expediente e informe que neste período eles devem considerar que você não está por perto. Sim, é difícil especialmente para as crianças pequenas entenderem isso. Mas é preciso tentar, ou você vai ficar maluco.

Da mesma forma, deixe claro para sua equipe que não é porque você está sempre online que está sempre trabalhando, e que qualquer demanda fora do expediente será tratada apenas no próximo dia útil.

7) Mantenha-se em contato

É importante manter-se em contato constante com o resto da equipe. Resista à tentação de fazer “um grupo do WhatsApp” para isso, porque no WhatsApp você já tem seus contatos pessoais, e o risco do app se tornar uma imensa distração é grande.

Melhor usar apps mais focados, como o Slack ou Microsoft Teams (para conversas individuais ou em grupo) e ferramentas como o Google Docs ou Office Online para colaboração. Com elas, fica fácil compartilhar documentos, ou até criar algo a quatro, ou mais, mãos.